CONFORMIDADE COM AUTORIZAÇÃO DE TRABALHO

Workplace Compliance for Employers | Immigration lawyer

Um guia simples para formar a conformidade I9 no local de trabalho

Todos os empregadores nos EUA devem verificar se as pessoas que contratam estão autorizadas a trabalhar. Isso é chamado de conformidade I9. Se você é um empregador que precisa contratar um novo funcionário, é exigido por lei que peça aos funcionários identificações que provem que eles estão autorizados a trabalhar. Todos os cidadãos dos EUA estão autorizados a trabalhar nos EUA e têm um número de segurança social. No entanto, os estrangeiros precisam obter autorização para trabalhar e um número de previdência social para serem empregados.

Quais são as multas para um empregador por violações?

Podem ser impostas multas por contratar conscientemente funcionários não autorizados ou por cometer violações da papelada, mesmo que os funcionários estejam autorizados a trabalhar. A multa por contratar conscientemente funcionários não autorizados pode estar entre US $ 573 e US $ 22.972 por funcionário, dependendo do histórico de violações.

As violações da papelada também podem resultar em multas significativas. Formulários I9 com erros substantivos após uma auditoria podem receber uma multa de US $ 230 a US $ 2.292 por formulário incorreto.

Como identificar se o funcionário possui autorização de trabalho válida?

O empregador deve estar familiarizado com os diferentes documentos de autorização de trabalho de imigração. Por exemplo, pessoas nos Estados Unidos com visto de turista ou de estudante não estão autorizadas a trabalhar e não têm um número de segurança social. No entanto, os estrangeiros que são casados ​​com um cidadão dos EUA e solicitam um green card geralmente recebem autorização de trabalho e um cartão de previdência social. Essa autorização é temporária até que seu green card seja aprovado. Esta autorização de trabalho é temporária e tem uma data de validade. O requerente deve renovar a autorização de trabalho até que o green card seja aprovado. O empregador deve acompanhar a data de vencimento da autorização de trabalho e solicitar ao funcionário que traga documentação atualizada de sua autorização para trabalhar.

Os residentes permanentes legais dos EUA têm cartões verdes. O green card autoriza os titulares a trabalhar. Um cartão de residente permanente dos EUA (comumente conhecido como green card) é um documento de conformidade I9 adequado.

Qual é a importância da conformidade?

Os empregadores precisam estar cientes das leis que envolvem a contratação de funcionários e que tipo de documentação é necessária para manter no arquivo dos funcionários no caso de uma auditoria ou investigação do governo federal. O empregador deve solicitar aos novos funcionários que preencham e assinem o Formulário I9. Além disso, para fazer cópias dos documentos originais que dão suporte à autorização para trabalhar nos EUA. Este formulário faz parte do arquivo permanente dos funcionários e deve ser mantido pelo empregador por três anos após a conclusão do emprego. As identificações fornecidas pelo funcionário que comprovam que ele está autorizado a trabalhar também fazem parte do arquivo do funcionário.

O Departamento de Segurança Interna (DHS) e Imigração e Alfândega (ICE) estão constantemente conduzindo investigações e auditorias de empresas que procuram violações de conformidade de funcionários. Como empregador, você deve cumprir as leis e os regulamentos de imigração para proteger sua empresa de sanções civis e criminais.

Nossa empresa oferece os seguintes serviços de conformidade com funcionários:
  • Pré-auditoria do conselho de conformidade do Formulário I9
  • Respostas aos inspetores de conformidade do Formulário I9, como Imigração Alfandegária e Departamento de Segurança Interna
  • Defender os empregadores quando eles recebem avisos de intenção de multar, invadir e executar ações penais do Departamento de Segurança Interna (DHS) e Imigração e Alfândega (ICE).
  • Orientar os empregadores sobre os passivos de imigração associados ao Formulário I9 em fusões e aquisições e como mitigar e minimizar quaisquer passivos potenciais
  • Treinamento para gerentes e representantes de recursos humanos sobre como identificar documentação inválida fornecida pelo funcionário.

O requisito de conformidade do I9 para os empregadores é reforçado com mais frequência do que nunca devido a novas mudanças nas políticas governamentais. Os empregadores não apenas devem cumprir as leis de imigração, mas também devem cumprir as leis anti-discriminação que podem torná-las abertas a ações civis. Os empregadores não devem discriminar indivíduos com base na origem nacional, cidadania ou status de imigração.

Se uma empresa é auditada e são encontrados erros de conformidade, as multas por erros nos arquivos dos funcionários são muito caras. Os empresários devem proteger seus negócios de multas e multas caras.

Quais são as consequências da não estar em conformidade?

Os empregadores que não cumprem a lei federal estão sujeitos a:

  1. Multas civis e sanções penais
  2. Exclusão de contratos governamentais
  3. Uma ordem judicial exigindo o pagamento de retribuição aos indivíduos discriminados
  4. Um tribunal exigindo que o empregador contrate o indivíduo discriminado
Quais são os fatores que desencadeiam uma auditoria ou investigação?

Uma auditoria ou investigação em um site de negócios pode ser desencadeada por vários motivos, incluindo amostras aleatórias, relatórios de funcionários insatisfeitos ou ex-funcionários. Existem também certos tipos de negócios suscetíveis de auditorias devido à natureza dos negócios, como negócios de produção de alimentos, especialmente suscetíveis a auditorias e “ataques silenciosos” pelo ICE.

O que é o processo de inspeção / auditoria?

O processo de inspeção ou auditoria executa várias etapas e é representado pela tabela abaixo:

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Terra Immigration pode te ajudar

Nossos advogados experientes em imigração trabalharão com você no preenchimento adequado, manutenção de registros e correções no Formulário I9 para cada funcionário em sua empresa.

  • Estabelecemos as melhores práticas de conformidade para que você possa contratar, monitorar, reter e descartar os registros de seus funcionários com tranquilidade.
  • Oferecemos um serviço excepcional e profissional no seu local de trabalho.

Nosso treinamento fornecerá respostas para as seguintes perguntas:

  • Qual é o requisito do formulário I9?
  • Os contratados independentes precisam preencher o Formulário I9?
  • Quando os funcionários não precisam preencher um novo formulário I9?
  • Meus funcionários estrangeiros estão autorizados a trabalhar nos EUA?
  • O que faço quando a autorização de emprego do funcionário expira?
  • Como posso proteger a privacidade do meu funcionário?
  • Como eu respondo aos inspetores?

Não permita que erros aconteçam na sua empresa. Nossa equipe de advogados pode proteger você e sua empresa de responsabilidades civis e criminais. Entre em contato conosco para conversar com um advogado de imigração.

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