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CUMPLIMIENTO CON EL PERMISO DE TRABAJO

Workplace Compliance for Employers | Immigration lawyer

Una guía simple para cumplimiento del formulario I9 en el lugar de trabajo

Todos los empleadores en los EE.UU. deben verificar si las personas que contratan están autorizadas para trabajar. Esto se llama cumplimiento I9. Si usted es un empleador que necesita contratar a un nuevo empleado, la ley le exige que solicite a los empleados identificaciones que demuestren que están autorizados para trabajar. Todos los ciudadanos estadounidenses están autorizados a trabajar en los Estados Unidos y tienen un número de seguro social. Sin embargo, los extranjeros deben obtener autorización para trabajar y un número de seguro social para poder trabajar.

¿Cuáles son las sanciones para un empleador por infracciones?

Se pueden imponer sanciones por contratar a sabiendas a empleados no autorizados o por cometer infracciones de formulario, incluso si los empleados están autorizados a trabajar. Las multas por contratar a sabiendas a empleados no autorizados pueden ser entre $573 y $22,972 por empleado, dependiendo del historial de violaciones.

Violaciones de formulario también pueden resultar en multas significativas. Los formularios I9 con errores sustantivos después de una auditoría pueden recibir una multa de $230 a $2,292 por formulario incorrecto.

¿Cómo identificar si el empleado tiene una autorización de trabajo válida?

El empleador debe estar familiarizado con los diferentes documentos de autorización de trabajo de inmigración. Por ejemplo, las personas en los Estados Unidos con una visa de turista o visa de estudiante no están autorizadas para trabajar y no tienen un número de seguro social. Sin embargo, los extranjeros que están casados ​​con ciudadanos estadounidense y que han solicitado una green card generalmente reciben autorización de trabajo y una tarjeta de seguro social. Esta autorización es temporal hasta que se apruebe su green card. Esta autorización de trabajo es temporal y tiene una fecha de vencimiento. El solicitante debe renovar la autorización de trabajo hasta que se apruebe la green card. El empleador debe realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento de la autorización de trabajo y solicitar al empleado que presente documentación actualizada de su autorización para trabajar.

Los residentes legales permanentes de los EE.UU. tienen green card. La green card autoriza a trabajar. Una tarjeta de residencia permanente de EE.UU. (Comúnmente conocida como green card) es un documento de cumplimiento I9 adecuado.

¿Cuál es la importancia del cumplimiento?

Los empleadores deben conocer las leyes que rigen la contratación de empleados y qué tipo de documentación se requiere mantener en el archivo del empleado en caso de una auditoría o investigación del gobierno federal. El empleador debe solicitar a los nuevos empleados que completen y firmen el Formulario I9. Además, hacer copias de los documentos originales que respaldan la autorización para trabajar en los EE.UU. Este formulario es parte del archivo permanente del empleado y el empleador debe conservarlo durante tres años después de la culminación del empleo. Las identificaciones proporcionadas por el empleado que prueban que el empleado está autorizado para trabajar también forman parte del archivo del empleado.

El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) realizan constantemente investigaciones y auditorías de empresas que buscan violaciones de cumplimiento de los empleados. Como empleador, debe cumplir con las leyes y regulaciones de inmigración para proteger su negocio de sanciones civiles y penales.

Nuestra firma ofrece los siguientes servicios de cumplimiento de los empleados:
  • Preauditoria de cumplimiento del Formulario I9
  • Respuestas a los inspectores de cumplimiento del Formulario I9, como el Servicio de Aduanas de Inmigración y el Departamento de Seguridad Nacional
  • Defender a los empleadores cuando reciben avisos de intenciones de multas, redadas y acciones penales del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE).
  • Orientar a los empleadores sobre responsabilidad de inmigración asociados con el Formulario I9 en fusiones y adquisiciones y cómo mitigar y minimizar cualquier posible responsabilidad
  • Capacitación a gerentes y representantes de recursos humanos sobre cómo identificar documentación no válida proporcionada por el empleado.

El requisito de cumplimiento I9 para los empleadores se aplica con más frecuencia que nunca debido a los nuevos cambios en las políticas gubernamentales. Los empleadores no solo deben cumplir con las leyes de inmigración, sino que también deben cumplir con las leyes contra la discriminación que pueden abrirlos a demandas civiles. Los empleadores no deben discriminar a las personas por su origen nacional, ciudadanía o estado migratorio.

Si se audita una empresa y se encuentran errores de cumplimiento, las penalizaciones por errores en los archivos de los empleados son muy costosas. Los dueños de negocios deben proteger su negocio de multas y multas costosas.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento?

Los empleadores que no cumplan con la ley federal están sujetos a:

  1. Multas civiles y sanciones penales
  2. Cancelación de contratos de gobierno
  3. Orden judicial que requiera el pago debido ​​a las personas discriminadas
  4. Un tribunal requiere al empleador que contrate al individuo discriminado
¿Cuáles son los factores que desencadenan una auditoría o investigación?

Una auditoría o investigación a un negocio puede desencadenarse por varias razones, incluidas muestras aleatorias, informes de empleados descontentos o ex empleados. También hay ciertos tipos de negocios que son susceptibles a auditorías debido a la naturaleza del negocio, como el negocio de producción de alimentos, estos son especialmente susceptibles a auditorías y “redadas silenciosas” por parte de ICE.

¿Cuál es el proceso de inspección/auditoría?

El proceso de inspección o auditoría toma varios pasos y está representado por el esquema a continuación:

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  • Qual é o requisito do formulário I9?
  • Os contratados independentes precisam preencher o Formulário I9?
  • Quando os funcionários não precisam preencher um novo formulário I9?
  • Meus funcionários estrangeiros estão autorizados a trabalhar nos EUA?
  • O que faço quando a autorização de emprego do funcionário expira?
  • Como posso proteger a privacidade do meu funcionário?
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